酒店招標采購的相關問題探討

    來源:本站  瀏覽量:98  日期2023-06-19

    編者按:

    酒店行業發展迅速,規模越來越大,做好酒店采購管理成為影響采購質量、保證酒店品質的重要因素,也是規范國有資金使用、防止采購貪腐的重要途徑。本文以南京市某酒店為例,分析如何通過引入招標投標及政府采購中常用的采購方式高質量完成酒店采購管理。

    國家統計局近十年(2012—2021年)數據顯示,住宿業企業數量逐年增長,酒店行業發展達到新高度。酒店集住宿、餐飲、娛樂、購物等功能于一體,采購具有種類多、專業性強等特點,并且,該行業不乏國有資金投入。在此背景下,如何做好酒店采購管理成為越來越多人關注的重點。


    某酒店招標采購中存在的問題

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    南京市某酒店項目有國有資金投入。酒店籌備期聘請第三方咨詢單位參與物資采購工作,協助酒店方做好質量控制及成本控制?;I備期前經多方共同商討,確定以下招標采購原則:一是分別組成采購、詢價、文件編制工作小組。采購小組提前做好市場調研,制定采購計劃,明確采購內容及數量;咨詢單位負責向三家不同單位詢價,與詢價小組共同定價;文件編制小組根據項目實際情況,依據相關法律法規編制采購文件及清單。二是確定審批流程,保證流程清晰、審批規范。三是引入公開招標、邀請招標、詢價三種方式,根據項目類型、項目性質、標的額選擇合適的采購方式。

    上述招標采購措施在實施過程中效果不佳,分析主要問題出現在以下幾方面:一是需求與計劃偏差大。由于籌備期沒有實際經營數據借鑒,數量或產品偏差大,造成臨時采購、積壓庫存、后期協調工作量大。二是控制價不符合當下市場。酒店采購產品的價格受市場、政策、原材料等外界環境影響大,不具備參考性的控制價會導致優質潛在供應商不愿投標、項目流標;三是招標采購方案不科學。僅僅公開招標、邀請招標、詢價三種方式不能滿足酒店采購需求;四是招標采購進度冗長。由于存在項目流標、定價困難、審批流程長等可能性,招標采購的時間是不可控的,可能會趕不上酒店需求。

    實際運營的酒店往往會針對常規性項目分別組建供應商庫。這種方式不僅可以節約招標采購成本,簡化招標采購流程,解決單一供應商在時間、成本、供貨等方面無法滿足酒店需求的問題,而且長期合作的供應商具有更大的讓利空間,合作更加順暢。但如何保證科學、公平、擇優選取供應商則值得深入研究。


    解決對策

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    第一,實現采購方式的多樣性。引入競爭性談判、競爭性磋商、單一來源采購、框架協議采購,簡化招標采購流程,縮短部分小標的項目的招標采購周期,減少招標投標成本,提高資金使用效率。豐富的招標采購方式能夠增加招標采購行為的靈活性,提高工作效率。

    第二,明確采購需求。采購小組提前進行市場調研,了解產品特點,知悉市場動態,針對采購時可能出現的陷阱提前制定對策,采購需求須在招標采購文件及合同文件中全面體現。酒店要加強內部控制,定期組織人員培訓,普及采購流程,提高重視程度。

    第三,科學制定評價標準。與工程項目招標有所不同,貨物及服務的招標采購,尤其是酒店行業的采購,大多不以價格主導評價標準,否則將嚴重影響采購質量,降低酒店檔次。對于不同項目類型、背景及特征設置不同評價標準,是酒店方與招標代理方重點關注的問題。只有制定科學的評價標準,才能擇優選取供應商。

    第四,健全供應商庫全過程管理制度。首先保證供應商庫中供應商的流動性。一方面,制定科學的引入方式。第一次公開招標組建供應商庫時評價標準采用客觀條件,以合格制的方式引入供應商;另一方面,制定科學完善的考核機制,定期對庫內供應商進行考核。對由于考核不合格而被移出供應商庫的供應商,酒店方及時書面告知其原因。其次是制定科學的評價標準。建議針對同一產品設置不同的品類分級,并告知庫內所有供應商,方便后續具體項目實施時使用供應商庫。最后,引入采購管理系統,實時監控庫內所有供應商情況。

    具體項目實施時酒店方須制定最高限價。對于無特殊要求的一般項目,招標人可向庫內所有供應商發出詢價函,投標人須在滿足招標人所提出的技術要求及品類分級的前提下以書面形式進行合理報價。招標人須選定滿足招標人需求的報價最低投標人為中標人。對于有特殊要求的項目,招標人可向庫內所有供應商發出邀請函,在需要供應商報價的基礎上要求其就特殊需求提出具體方案,后期平行對比選擇最佳供應商。假設庫內所有供應商均無法滿足,招標人有權利通過公開招標等形式擇優選取供應商。

    第五,完善采購管理制度。結合自身業務情況及組織結構情況等制定完善的采購管理制度,為酒店采購提供指導性文件。明確采購過程中每個部門的職責,梳理工作流程,保證需求部門能夠明確表述采購需求,采購人員能夠精準判斷采購產品,審批人員能夠規范化審批,財務審核部門能有效成本控制。

    第六,做好內部控制。首先,要做好事前控制,落實審批制度,完善審批流程,加強監督力度,建立追責制度;其次,要加強成本控制,分離詢價及定價工作,保證預算價和控制價的公正性、客觀性及時效性,防止招標采購弄虛作假;再次,要做好質量控制,制定科學的評價標準,建立合適的評審小組,保證所有項目的招標采購都是以“公平、公正、科學、擇優”為原則;最后,要做好采購過程控制,簽訂采購合同前須安排專業人員審查財務、技術、服務、履行合同的能力及信譽,采購過程中審查是否存在徇私舞弊行為,是否合規,對合同內容進行審查,避免有條款對酒店的效益產生不好的影響,對合同金額是否合理、是否存在不平衡報價等再一次審查。


    結語

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    在城市化進程不斷加速的背景下,酒店行業迎來了更多的機遇與挑戰。在酒店管理中引入招標采購方式,對于國有投資方,一方面能保證采購質量及酒店品質,另一方面能保證國有資金的規范化使用,保護國家及社會公共利益。酒店須在日常采購過程中不斷積累經驗,完善采購管理機制,在實踐與探索中建立科學、高效、規范的采購制度。



    作者:朱楠青

    作者單位:東南大學土木工程學院,南京工程咨詢中心有限公司

    來源:《招標采購管理》2023年第1期

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