高校全流程電子招標采購管理體系研究

                                                                                                                                                                                                                  來源:本站  瀏覽量:40  日期2023-07-12


                                                                                                                                                                                                                  編者按:

                                                                                                                                                                                                                  針對當前高校招標采購信息化建設發展不均衡、信息化制度不完善、未實現全流程招標采購功能等問題,本文對高校全流程電子招標采購建設現狀進行分析,提出針對全流程進行頂層設計、完善全流程電子化的制度體系、融入大數據技術等措施,并構建高校全流程電子招標采購管理體系,全面推進高校全流程電子招標采購工作。


                                                                                                                                                                                                                  高校招標采購工作是高校建設發展過程中的重要一環,如何在新形勢下做好高校招標采購工作是高校教育和科研工作順利開展的重要保障。高校招標采購工作量大、涉及面廣、任務繁重,現有的高校招標采購信息平臺能夠實現項目申報審批、輔助評標等功能,但未能實現全流程線上招標投標,與高校內部其他業務系統也未能有效融合,仍需線下手動操作,為高校招標采購工作帶來困難。因此,提高高校招標采購效率,推進高校招標采購工作全流程電子化至關重要。



                                                                                                                                                                                                                  高校招標采購信息化建設現狀


                                                                                                                                                                                                                  高校招標采購工作涉及部門眾多,采購活動實施時間長,很多高校已建立本校的招標采購信息平臺。但各高校招標采購的信息化建設仍處于探索階段,高校之間信息化建設發展不均衡、信息化制度不完善且全流程電子化功能未建立,高校的招標采購信息化建設還存在諸多問題。

                                                                                                                                                                                                                  (一)高校招標采購信息化建設發展不均衡

                                                                                                                                                                                                                  目前雖然部分高校已建立招標采購信息平臺,但是電子招標投標系統運用未覆蓋全部高校。隨著信息化發展,部分高校進行創新試點,建立了電子遠程開評標系統、競價系統等,但是這些創新做法覆蓋面小,大多數高校只是實現了線上審批、輔助評標等功能,而供應商投標及專家評標仍需線下進行。供應商及專家信息庫未做到信息共享,只停留在信息維護層面,學校招標管理部門的專家庫和供應商庫未能共享到使用部門,均不利于使用部門與潛在供應商進行采購需求完善、詢價及談判等。且采購數據以紙質或電子文檔形式存儲,未能對數據進行深入分析挖掘。

                                                                                                                                                                                                                  (二)高校招標采購全流程管理信息化制度不完善

                                                                                                                                                                                                                  招標采購活動涉及面廣、專業性強,目前針對政府采購已出臺眾多相關法律法規,信息化的出現不僅改變了招標采購活動的載體,也對招標采購流程帶來重大變革?!丁盎ヂ摼W+”招標采購行動方案(2017—2019年)》進一步推進招標采購與互聯網深度融合,對電子招標系統的發展提供規劃指導,旨在實現各平臺協同運行、互聯互通、信息共享的核心目標。2021年《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法(修訂草案征求意見稿)》有關“鼓勵利用數據電文形式和電子信息網絡開展招投標活動”也進一步促進電子招標投標的發展,但是上述文件對電子招標投標流程如何規范涉及不多,且針對招標采購全流程電子化未建立相關政策,電子招標投標建設缺乏統一規范和標準,招標采購電子化建設遇到的新問題缺乏政策指導。高校政府采購工作在此背景下也缺乏相應的規章制度,高校招標采購全流程電子化建設“無章可循”。

                                                                                                                                                                                                                  (三)高校招標采購缺乏信息化統籌設計思路

                                                                                                                                                                                                                  高校招標采購涉及主體眾多,對外涉及供應商、評標專家和招標代理機構,對內涉及招標管理部門、使用部門、財務部門、資產管理部門以及審計和監管部門等。全流程工作涉及項目論證立項、采購計劃申請、采購預算申報、采購項目實施、合同簽訂、項目履約驗收、資產入庫、財務結算付款等多個環節,所涉及平臺除校內采購招標平臺外,還包括政府采購計劃申報系統、采購中心平臺、學校OA系統、財務系統、資產系統等。由于缺乏信息化統籌設計思路,各平臺系統間交互性不高,協調性不足,各主體、系統之間數據難以共享,部分項目信息仍需人工填錄傳遞,招標采購數據統計形式簡單,信息化優勢受限。

                                                                                                                                                                                                                  (四)高校招標采購電子化建設未實現全流程功能

                                                                                                                                                                                                                  高校招標采購全流程電子化建設思路相對滯后,未針對招標采購全流程進行建設部署,在投標文件加密、不見面開標、遠程異地評標和電子監管等方面仍然存在不足,且未建立相關配套措施。大多數高校招標采購系統支持項目申報審批,線上發布公告,但全程線上無紙化評標功能未實現,供應商仍需準備紙質文件進行投標,專家仍需到評標現場進行評標,項目后續的合同簽訂、履約驗收、支付管理環節也未做到完全線上。


                                                                                                                                                                                                                  高校全流程電子招標采購建設對策分析


                                                                                                                                                                                                                  (一)做好頂層設計,針對全流程進行總體部署

                                                                                                                                                                                                                  高校招標采購管理流程繁瑣,風險點眾多,應從全局角度出發進行全流程部署設計,將全流程電子招標投標建設融入智慧校園建設中。一方面,促進招標采購信息平臺和其他業務系統的融合,形成包括預算管理、采購管理、財務管理、合同管理、資產管理、審計管理等業務一體化系統,解決高校招標采購信息平臺的數據孤島問題,確保招標采購平臺與政府采購計劃申報系統、學校OA系統、財務系統等的數據對接,實現數據實時交換共享,避免手動信息錄入傳遞,保持學校內數據一致。另一方面,不局限于項目申報審批、信息發布、輔助評標等功能開發,而是針對全業務流程支持電子化,實現采購人在線辦理項目申報審批及編制審核發布招標文件、供應商線上投標和開標、專家遠程線上評標、合同線上審批歸檔、資產信息統計、招標材料電子歸檔等,并使內部審計和紀委監管貫穿全過程,使用戶可以隨時登錄賬號進行在線審批查詢采購項目信息。

                                                                                                                                                                                                                  (二)完善采購制度體系,建設全流程電子化的標準規范

                                                                                                                                                                                                                  合理的規章制度是高校招標采購業務順利實施的依據,隨著全流程電子化招標采購平臺的發展,統一規范和標準是引導全流程電子招標采購專業化、規范化的重要保障,對促進高校招標采購工作轉型升級具有重要意義。高校應結合本校招標采購信息平臺,對業務流程進行優化、深化,并廣泛征求意見,制定相應的信息平臺管理規范和操作手冊,并針對各業務流程建立統一規范和標準。落實責任體系,對應全流程電子招標投標的業務流程,明確各參與主體的權利責任,對相關責任人的責任義務、應用范圍、應用流程等進行明確規定。同時積極探索信息風險防范機制,加強關鍵環節控制,對全流程電子招標投標系統建設過程遇到的新問題提供政策指導,完善高校招標采購制度體系。

                                                                                                                                                                                                                  (三)融入大數據技術,實現數據互聯互通

                                                                                                                                                                                                                  大數據技術的發展為招標采購行業帶來巨大變革,高校也應積極探索大數據技術在政府采購管理中的應用,以學校招標采購信息平臺為基礎,積極探索知識圖譜、圖像識別等人工智能技術的融合,有效提高招標投標、開評標、合同履約等全過程的智能化水平。如在招標文件或投標文件編寫過程中,通過自然語言處理等人工智能技術建立范本及標準文件,通過“填空”方式編寫及審核文件,實現在線編寫、文檔智能糾錯等功能?;蚴菄@供應商信息庫,利用知識圖譜等人工智能技術,對供應商注冊報名信息進行自動校驗,結合以往投標行為和履約行為進行分類管理,通過對投標文件關鍵信息的一致性檢驗,供應商關聯分析,識別供應商串標行為,為招標采購提供智能監管。


                                                                                                                                                                                                                  高校全流程電子招標采購管理體系構建


                                                                                                                                                                                                                  根據高校招標采購業務范圍和特點,構建高校全流程電子招標采購管理體系,為高校全流程電子招標采購建設提供指導。從全流程無紙化、全過程監管、全材料電子歸檔、全數據整合角度進行高校全流程電子招標采購管理體系設計。

                                                                                                                                                                                                                  (一)管理體系設計原則

                                                                                                                                                                                                                  1.全流程管理原則

                                                                                                                                                                                                                  將高校招標采購的全流程工作納入電子招標采購管理體系,包括招標和非招標(單一來源采購、詢價、競爭性磋商、競爭性談判等)的全部方式,從采購計劃申請到招標采購材料歸檔,全程線上進行,使各項業務流程規范流暢。

                                                                                                                                                                                                                  2.服務為中心原則

                                                                                                                                                                                                                  高校招標采購工作為教育教學事業服務,設計前應充分調研各主體需求,并針對全部用戶主體進行工作流程梳理,為用戶提供簡單便捷的操作界面,實現采購人、評標專家、供應商全流程無紙化參與。同時完善網上商城等快速采購體系,為用戶提供全方位的招標采購服務。

                                                                                                                                                                                                                  3.智能化原則

                                                                                                                                                                                                                  以招標采購平臺為基礎,積極探索將人工智能技術和大數據技術融合全流程管理平臺設計中,使信息化建設逐漸向智能化管理轉變。實現文檔智能編寫及糾錯、供應商智能遴選、智能評審等功能,為采購人提供職能決策,有效提升項目計劃申請、招標、投標、評標、合同履約驗收等全流程的智能化水平。

                                                                                                                                                                                                                  4.數據共享原則

                                                                                                                                                                                                                  制定統一的數據標準,使各項業務系統充分融合,避免數據孤島問題,實現跨部門和跨系統的數據實時共享。在招標采購之前,能夠通過歷史項目數據的跟蹤分析,完善招標實施方案,招標采購過程中,實現各環節數據留痕,招標采購結束,進行數據匯總和共享,為學校財務及審計管理提供依據。

                                                                                                                                                                                                                  (二)全流程線上功能

                                                                                                                                                                                                                  高校全流程電子招標采購管理體系架構依托招標采購信息平臺,將線下招標采購全面轉化為線上模式,對內與學校各部門對接,強化采購需求部門、資產處、財務處和監督管理部門的參與,對外將采購人、采購代理機構、供應商、評審專家等多方聯合,為不同參與方提供針對性服務。主要包括計劃與預算管理、項目管理與執行、電子化開評標、供應商管理、專家庫管理、合同與檔案管理、電子商城管理這7個業務面的全流程線上功能實現。


                                                                                                                                                                                                                  1.計劃與預算管理

                                                                                                                                                                                                                  計劃管理主要依托采購計劃申報系統及校內招標采購信息平臺,依據不同項目類型及金額進行采購計劃申報、審核以及采購預算的申報、審核,審批通過后方能進行采購。預算管理依托學校財務系統對招標采購項目的預算進行數據共享,確保招標采購項目的預算準確無誤。

                                                                                                                                                                                                                  2.項目管理與執行

                                                                                                                                                                                                                  依托校內招標采購信息平臺,針對招標采購項目和非招標采購項目設計相應的項目申請、審核、立項流程,實現采購項目全流程線上審批立項、合同線上審批歸檔、資產信息統計、招標材料電子歸檔等,并使內部審計和紀委監管貫穿全過程,使用戶可以隨時登錄賬號進行在線審批查詢采購項目信息。

                                                                                                                                                                                                                  3.全流程電子化開評標

                                                                                                                                                                                                                  實現招標、投標、開評標全流程線上進行,依托招標采購信息平臺,開發線上投標功能,建設電子評標室,并輔助使用大數據技術開發招標文件、投標文件制作工具及評標工具。采用CA及電子認證服務為投標供應商、專家等參與方提供真實可靠的身份認證。開發投標文件的加密、解密功能,只有到了開標時間,才能進行投標文件解密,避免投標信息泄露。告別線下紙質投標文件投標、人工拆標唱標、評委現場翻閱,開啟全流程智能電子化。?

                                                                                                                                                                                                                  4.供應商及專家庫管理

                                                                                                                                                                                                                  通過招標采購信息平臺,供應商進行信息注冊和項目報名,采購人進行資質審核和信息維護,審核通過后消息自動發送至供應商。同時輔助人工智能技術開發自動校驗功能,對供應商注冊報名信息進行自動校驗,結合以往投標行為和履約行為進行分類管理,通過對投標文件關鍵信息的一致性檢驗,供應商關聯分析,識別供應商串標行為,實現智能遴選供應商、支持智能評審。建設專家庫系統,實現校內外專家自動抽取、短信通知等功能,并實現專家庫資源共享,擴展評審專家來源,保證評審專業水平。

                                                                                                                                                                                                                  5.合同管理

                                                                                                                                                                                                                  招標工作完成進入合同管理階段,使用部門草擬合同,通過平臺上傳合同,經使用部門負責人、招標管理部門、合同管理部門審批完成后,申請簽字蓋章,最終將簽署完成的合同上傳系統備案。最后,驗收付款,根據合同約定的付款方式提交財務打款,上傳驗收報告和付款情況,完成項目履約備案流程。合同全流程線上審批備案可實現合同快速查找,也便于履約情況跟蹤維護。

                                                                                                                                                                                                                  6.電子檔案管理

                                                                                                                                                                                                                  招標采購電子歸檔管理基于招標采購流程進行設計,招標采購工作全流程線上進行,所有招標材料如項目申請材料、招標文件、投標文件、評標過程材料、中標公告及中標通知書、合同及驗收材料等提供一鍵歸檔功能,以電子文檔的形式進行歸檔備案。檔案管理員對歸檔材料進行檢查核驗并進行反饋,確保檔案的完整性。項目相關方可根據不同權限進行檔案查詢、導出和打印。不僅避免了人工整理材料,降低了成本,也便于搜索查閱,全部文檔線上備案,利于資源共享。

                                                                                                                                                                                                                  7.網上商城管理

                                                                                                                                                                                                                  網上商城是高校采購工作的重要補充,通過引入主流廠家、供應商,實現零星物資或辦公用品的快捷采購。目前高校依托信息平臺可進行網上商城項目的審批立項及采購信息備案,但是網上商城采購項目未能與學校財務系統和資產系統對接,報銷及資產入庫都需線下進行,應盡快打通招標采購信息平臺與財務、資產系統的基礎數據的連接,使得網上商城實現全流程線上功能,提高高校采購效率,深化“放管服”內涵。


                                                                                                                                                                                                                  結語


                                                                                                                                                                                                                  本文針對高校招標采購信息化建設過程中存在的問題,提出高校全流程電子招標采購建設對策分析,以完善的制度體系為保障,從全流程角度進行頂層設計,將大數據技術融合到招標采購全流程管理體系建設中,并從全流程無紙化、全過程監管、全材料電子歸檔、全數據整合角度進行高校全流程電子招標采購管理體系設計,討論了計劃與預算管理、項目管理與執行、電子化開評標、供應商管理、專家庫管理、合同與檔案管理、電子商城管理這7個業務面的全流程線上功能的實現,以滿足新形勢下高校招標采購發展需求,為高校教育科研工作提供更加堅實的保障。



                                                                                                                                                                                                                  作者:呂 瑩

                                                                                                                                                                                                                  作者單位:江蘇開放大學招投標管理辦公室

                                                                                                                                                                                                                  來源:《招標采購管理》2023年第2期

                                                                                                                                                                                                                  {关键词}